Psykologinen turvallisuus – Agilen tiimityön kivijalka

Paul Santagata on todennut osuvasti: “Ei ole tiimiä ilman luottamusta.”

Se on myös oma kokemukseni. Tiimin jäsenten keskinäinen luottamus on elintärkeä asia tiimityössä. Miksi luottamus on niin tärkeää ja mistä luottamus tiimin jäsenten välille syntyy? Näihin kahteen keskeisimpään kysymykseen pyrin tässä artikkelissa antamaan omiin näkökulmiini nojaavan vastauksen.

Kasvojen menettämisen pelko tai oman tietämättömyyden paljastumisen pelko on yleistä ja normaaliakin. Tilanne on monille tuttu myös työelämästä. Ei ole helppoa olla joukossa se, joka kysyy “tyhmiä” ja ilmaisee ääneen epäkohtia tai huolenaiheita. Kasvojen menettämistä ja tietämättömyyden paljastumista on helppo hallita. Älä kysy, älä tuo esiin omia ideoita ja äläkä anna palautetta. Tämä toimii tehokkaasti ja hiljaa olija takuulla säästyy itsensä arvostelulle alttiiksi saattamiselta ja mahdollisen osaamattomuutensa paljastumiselta.

Hiljenemisellä on helppo hallita näitä pelkoja, mutta tällä on ikävä sivuvaikutus tiimityöhön: asiat joita voitaisiin muuttaa, eivät tule esille. Tämä puolestaan vaikeuttaa, tai jopa estää, tiimin yhteistyön kehittymisen optimaaliselle tasolle. Optimaalinen tiimityöskentely vaatii siis toisenlaista lähestymistä hiljentymisen sijaan. Tehokas tiimityöskentely edellyttää avoimuutta. Avoimuudesta on pitkälti kyse myös psykologisen turvallisuuden ilmapiirin muodostumisessa.  Harvardin liiketalouden ja johtamisen professori Amy C. Edmondson on tuonut psykologisen turvallisuuden käsitteen suuren yleisön tietoisuuteen. Hän tutki ryhmineen lähtökohtaisesti avoimuuden ilmapiiriä (openness climate) tiimeissäopens-in-a-new-tab ja he ottivat vasta myöhemmin psykologisen turvallisuuden käsitteen käyttöön.

Paljastumisen pelko on luontainen taipumus, mutta samoin on taipumus avoimuuteen jos yhteisössä ilmapiiri on siihen suotuisa. Amy Edmondsonin lainaus avaa ilmiötä hyvin: "Psykologisesti turvallisessa ympäristössä olevat työntekijät ovat kiinnostuneempia oppimaan, kehittymään ja olemaan vuorovaikutuksessa kuin vaan antamaan itsestään mahdollisimman hyvän kuvan" (vapaa suomennos). Oma kokemukseni on täysin sama. Työntekijät, jotka kokevat olevansa turvassa ja hyväksyttyjä työyhteisössään ovat kiinnostuneempia oppimisesta ja aidosta yhteydestä muihin sen sijaan, että yrittäisivät näyttää mahdollisimman hyvältä muiden silmissä juuri sillä hetkellä.

Avoimuus luottamuksen rakentajana

Tehokas tiimityöskentely edellyttää kommunikaatiota ja avointa sellaista. Jotta yhteistyöskentely olisi optimaalista, tulee jokaisen tiimin jäsenen pystyä tuomaan oma panos tiimin eduksi. Ja jotta tämä toteutuu, täytyy jokaisen tiimin jäsenen uskaltaa kommunikoida avoimesti. Avoimeen kommunikaatioon tarvitaan luottamusta. Luottamusta siihen, että minä voin ilmaista omat ajatukseni ja näkemykseni joutumatta naurunalaiseksi tai tulematta torjutuksi.

Meillä Wunderilla psykologinen turvallisuus on ollut keskeinen osa tiimien toimintaa jo jonkin aikaa. Psykologisesta turvallisuudesta voit lukea lisää täältä.

Filosofian tohtori Tukholman yliopistosta, Anders Wendelheim on kehittänyt mallin avoimuuden ja luottamuksen spiraalista. Kun avoimuus tulee kohdatuksi arvostavasti ja niin ettei sitä torjuta, avoimuus lisää luottamusta. Kun luottamus kasvaa, se vastaavasti lisää yksilön halua olla avoin. Yksinkertainen ja helposti ymmärrettävä asia. Psykologisessa turvallisuudessa on kyse juuri siitä, että jokaisella on kokemus ja luottamus tulla kohdatuksi ilman mitätöintiä, pilkkaamista tai torjutuksi tulemista kaikissa tilanteissa.

Turvallisuus agiletiimissä

Ketteryyden ytimestä löytyvät hyvä kommunikaatio ja tiimityö. Tämä riittänee perusteluksi sille, miksi nimenomaan ketterissä tiimeissä psykologinen turvallisuus on niin tärkeää. Paul Santagata totesi että “ilman luottamusta ei ole tiimiä”. Tuota voisin jatkaa sanomalla, että “ilman luottamusta ei ole ketteryyttä tiimissä”.

Me Wunderilla olemme ottaneet psykologisen turvallisuuden ilmapiirin varmistamisen yhdeksi tärkeimmistä asioista projekteissa. Projektit aina käynnistävä tiimin yhteinen kick-off painottaa tiimiytymistä ja toisiimme tutustumista. Projektin käytännön asiat ja yhteiset tavat saavat kyllä tarvitsemansa huomion, mutta painotus on avoimen ja turvallisen ilmapiirin luomisessa. Kick-offissa projektitiimin ulkopuolinen fasilitoija pitää huolen siitä, että myös projektin vetovastuulliset pääsevät täysivaltaisina tiimin jäseninä osallistumaan tiimiytymiseen.

Ketterään Scrum-malliin kuuluvat retrospektiivit ovat tärkeitä avoimuuden ja yhteisen oppimisen hetkiä, joihin panostetaan. Kunkin sprintin jälkeen otetaan retrospektiivi, jossa muun läpikäynnin lisäksi myös mietitään miten asiat voisi tehdä vieläkin paremmin. Ne ovat hyviä hetkiä tuoda esiin avoimesti myös omia virheitä ja kannustavassa ilmapiirissä oppia tiiminä sen sijaan, että kiinnitettäisiin huomiota virheen tekijään.

Tarkasti katseltuna Agilen perusajatuksen ulkopuolinen, mutta Agilen hyötyjä merkittävästi boostava projektivaihe on retrospektiivit. Meillä Wunderilla Agile -kokonaisuudet päättyvät aina koko projektin retrospektiiviin. Lähtökohtaisesti ajatus on sama kun sprinttiretroissa: katsaus menneeseen, mutta tarkasteluajanjaksona on sprintin sijaan koko projekti. Koko projektin retroissa keskitytään oppimaan, mutta myös antamaan kannustavaa palautetta toinen toisillemme. Kannustava palaute, joka sanotaan ääneen ja aidosti koko tiimin kuullen, on usein erittäin rakentavaa tiimin sekä yksilöiden kannalta ja lisää merkittävästi sekä motivaatiota että halua ja kykyä oppia uutta. Vaikka sama tiimi ei jatkaisikaan yhdessä jatkokehityksen parissa, nuo hetket rakentavat jokaista tiimin jäsentä olemaan seuraavassa tiimissä entistä rohkeampi ja avoimempi. Näin organisaatiossa luodaan seuraavalle tiimiytymiselle entistä paremmat lähtökohdat - ja samalla yrityksen henkinen pääoma kasvaa humisten kun asiantuntijat oppivat pelaamaan yhteen entistä saumattomammin.

Pienet asiat merkitsevät

Agileitiimin yhteistyöskentelyn mahdollistavia perusasioita ovat mm:

• Tiimin yhteiset kommunikaatiovälineet ja tavat sovittuna
• Jokaisella selkeys omasta roolista tiimissä
• Itse työn suorittamiseen vaadittavat tarkoituksenmukaiset työkalut

Kun tiimin avoimelle ja turvalliselle työskentelylle on luotu edellytykset, pienemmiltä tuntuvat asiat nousevat merkityksellisiksi. Psykologisen turvallisuuden ilmapiiri on herkästi häiriintyvä asia ja siksi pieniltäkin tuntuvat seikat ovat itse asiassa lopputuloksen kannalta hyvinkin merkityksellisiä. Kattavaan, Amy Edmonsonin artikkeliin aiheesta pääset täältä.opens-in-a-new-tab

Tämä pienien asioiden iso merkitys on huomattu myös meillä Wunderilla. Siksi me painotamme myös kokeneissa senioritiimeissä näitä pieniä asioita. Käymme esimerkiksi läpi vertaiskatselmoinneissa (peer review) käytettävien kommenttien äänensävystä lähtien hyvän ja kannustavan ilmapiirin merkityksen. Ei ole yhdentekevää onko vertaiskatselmoijan kommentti tai siihen vastaaminen kannustavaa vai ei.

Otetaan esimerkki:
Mitä ajatuksia sinussa herättää palaute: “Kyllähän sinun pitäisi tämä jo tietää”?
Entä seuraava lause: “Sinulta oli tainnut jäädä huomaamatta tämä”?

Sillä, miten asia esitetään on dramaattinen vaikutus siihen, miten palaute vastaanotetaan ja myös siihen, miten hyvin jatkossa asia tulee tekijän toimesta suoritettua. Näillä pienillä asioilla on suuri merkitys ja ne joko ruokkivat avoimuuden kierrettä tai syövät sitä.

Otetaan toinen esimerkki:
Palaveri (tai vieläpä virtuaalipalaveri) on kestänyt jo hyvän tovin, osallistujat alkavat haukotella ja muutenkin hieman pitkästyä. Äänessä olevan, yleensä asiat monisanaisesti esittävän henkilön jälkeen olisi sen henkilön vuoro puhua, jolle avautuminen on lähtökohtaisesti ollut työlästä. Mitä projektivetäjän olisi tässä vaiheessa hyvä tehdä?

Itse ehdottaisin lyhyttä, enintään viiden minuutin jaloittelutaukoa. Mieluiten niin, että monisanainen tiimijäsen jatkaa tauon jälkeen asiansa loppuun ja vasta sen jälkeen on hiljaisemman vuoro.

Näin vältetään ehkä tahaton, mutta todellinen tilanne, jossa osallistujien haukottelu voidaan tulkita vähäsanaisen puhujan asioiden tai havaintojen tylsäksi kokemiseksi tai vähättelyksi. Tauon ottaminen saattaa estää sen, että huokailu ja kyllästynyt ilme osuvat juuri sen tiimin jäsenen avautumisen kohdalle, jolle avautuminen on ollut vaikeaa ja kun hän lopulta uskaltautui avaamaan suunsa vaikeasta asiasta, se mitätöidään jonkun huokailulla.

Tämän tyyppiset asiat eivät ehkä ensialkuun tunnu kovin merkityksellisiltä, mutta avoimuuden ilmapiirin säilyttämiseksi ne ovat kuitenkin elintärkeitä pieniä asioita projektiarjessa, koska psykologisen turvallisuuden ilmapiiri on herkästi horjuva kokonaisuus.

Vaikutukset näkyvät tuloksissa

Psykologinen turvallisuus näkyy tuloksissa. Se näkyy työhyvinvoinnissa ja työntekijöiden tyytyväisyydessä, mutta se näkyy myös niin sanotuissa kovissa arvoissa ja tuloksissa. Psykologisesti turvalliset tiimit tuottavat enemmän. Miksi näin? Se on lopulta erittäin loogista ja yksinkertaista. Kun avoimuus lisääntyy, tiimin oppiminen lisääntyy. Jatkuvasta oppimisesta on vastaavasti hyötyä koko tiimille laajasti. Avoimuus tuo myös virheet esiin. Kun virheet ovat näkyvissä, niihin voidaan puuttua ja ne voidaan korjata, jolloin laatu paranee. Avoimuus lisää myös riskinottokykyä. Riskinotolla tarkoitetaan tässä yhteydessä esimerkiksi riskiä ajatella ja ehdottaa asioita niin sanotusti boksin ulkopuolelta. Rohkea ideointi ja luovuus kulkevat käsi kädessä. Kun tiimi ideoi avoimesti ja on luova, paranee myös tiimin ongelmanratkaisukyky.

Sen lisäksi, että psykologinen turvallisuus lisää hyvää fiilistä ja hyvinvointia, se lisää myös tuottavuutta. Perinteisesti tuottavuuden kasvu liitetään usein johonkin mikä on pois työntekijältä, ketterässä tiimityössä asia on täysin päinvastainen. Ketterässä tiimityössä onnellinen tiimi on tehokas tiimi!

Kiinnostuitko? 

Tilaa uutiskirjeemme alempana ja hyödynnä jatkossakin sisältöjämme tavoitteesi saavuttamisessa.