Metropolia: intranetistä avoimeksi opiskelijan tietopankiksi – löydettävyys, käytettävyys ja käyttökokemus uudelle tasolle
Metropolia uudisti Opiskelijan tietopankin yhdessä Wunderin kanssa. Osana uudistusta suljettu intranet päivitettiin avoimeksi ja saavutettavaksi digipalveluksi. Uusi Drupal-pohjainen ratkaisu paransi löydettävyyttä, käytettävyyttä ja opiskelijakokemusta – ja kasvatti käyttäjämääriä heti julkaisun jälkeen.
Pähkinänkuoressa
Wunder toteutti Metropolia Ammattikorkeakoululle Opiskelijan tietopankin avoimena, saavutettavana ja hakukoneissa näkyvänä Drupal 11 -verkkopalveluna, joka korvasi aiemman suljetun ja hakukoneille sisällöltään näkymättömän intranetin. Ratkaisu suunniteltiin käyttäjätutkimuksen ja yhteiskehittämisen pohjalta ja rakennettiin iteratiivisesti SCRUM-mallilla Wunderin Silta-pilvialustalle, jotta opiskelijat löytävät tarvitsemansa tiedon nopeasti ja sujuvasti kaikilla laitteilla. Jo ensimmäisen kuukauden aikana palvelu keräsi 23 000 aktiivista käyttäjää, joista kolmannes saapui hakukoneiden kautta suoraan sisältösivuille – ja Metropolian sisällöntuottajat saivat käyttöönsä modernin ja tehokkaan alustan, joka tukee jatkuvaa kehittämistä ja laadukasta opiskelijakokemusta.
Asiakkaasta
Metropolia Ammattikorkeakoulu on Suomen suurin ammattikorkeakoulu, joka tarjoaa koulutusta muun muassa tekniikan, sosiaali- ja terveysalan, liiketalouden sekä kulttuurin aloilla. Metropolia keskittyy korkeakoulutukseen, tutkimus-, kehitys- ja innovaatiotoimintaan sekä tiiviiseen yhteistyöhön työelämän kanssa. Vuonna 2007 perustettu oppilaitos on kokonaisuudessaan noin 18 000 opiskelijan ja noin 1 100 asiantuntijan yhteisö. Vuonna 2025 tutkinto-ohjelmia on 85, joista englanninkielisiä 24.
Metropolia.fiAvautuu uuteen välilehteen-verkkosivusto on oppilaitoksen “digitaalinen päärakennus”, palvellen kaikkia sidosryhmiä. Opiskelijan tietopankkiAvautuu uuteen välilehteen-sivuston pääkohderyhmä on nykyiset opiskelijat, mutta sivusto palvelee myös opiskelijaksi hakevia. Nämä, myös keskinäisiä sisäisiä linkityksiä sisältävät sivustot yhdessä tarjoavat erittäin kattavasti tietoa koulutuksista, hakemisesta, ajankohtaisista uutisista sekä tukipalveluista, ja tukevat näin Metropolian opetustoimintaa ja näkyvyyttä myös laajemmalle yleisölle.
Tässä menestystarinassa keskitymme Opiskelijan tietopankki -projektiin, mutta myös metropolia.fiAvautuu uuteen välilehteen -sivuston jatkuva kehitys ja ylläpito on Wunderilla. Metropolia.fiAvautuu uuteen välilehteen-verkkosivuston käytettävyyttä, saavutettavuutta, teknisiä ratkaisuja sekä ulkoasua on parannettu yhteistyön aikana merkittävästi.
Tavoite
Korkeakoulujen digitaaliset järjestelmät koostuvat usein merkittävästä määrästä erilaisia, toisistaan irrallaan olevista palveluista ja portaaleista. Luotettavan, ymmärrettävän ja ajantasaisen tiedon löytäminen on välttämätöntä, jotta opiskelija pystyy hoitamaan opinnot ja muut opiskeluun liittyvät oheistoiminnot. Toimivat julkiset digipalvelut ovat sekä edustava käyntikortti että helppokäyttöinen tiedonlähde vasta opintojaan harkitseville.
Oppimisen arki rakentuu yhä enemmän digitaalisten ratkaisujen varaan. Saavutettavuuden ja tietosuojan vaatimukset ovat aiempaa korkeammalla ja sisältöjen ja sisällöntuottajien määrät ovat myös kasvussa. Tiedon pitää löytyä nopeasti, riippumatta etsitäänkö sitä hakukoneilla, tekoälyä hyödyntäen tai organisaation omilta alustoilta.
Opiskelijan tietopankki haluttiin rakentaa ratkaisuksi, joka tukee mahdollisimman hyvin opintojen etenemistä. Sisältöjen tulisi löytyä helposti, myös mobiilikäytössä. Sivuston haluttiin toimivan samalla tietolähteenä myös heille, jotka ovat vasta hakeutumassa opintojen pariin ja tutkivat miten eri korkeakouluissa opiskellaan.
Opiskelijan tarvitsemat sisällöt olivat aiemmin kirjautumista edellyttävässä intranetissa. Sisältöjen käyttöaste oli alhainen ja sisällön esitystavat vanhentuneita. Hakutoiminnallisuus ei löytänyt oikeita sisältöjä. Opiskelijoiden ja sisällöntuottajien käyttökokemusta haluttiin merkittävästi kehittää.
Ratkaisu
Opiskelijan tietopankki -projekti aloitettiin nykytilan kartoituksella. Metropolia teetti käyttäjätutkimusta ja sisältörakenteen suunnittelua, joiden pohjalta Wunder fasilitoi yhteiskehittämistä. Tiedonkeruun jälkeen toteutettiin rautalankaversiot sivustosta ja sovittiin toteutusmallista, joka suljetun intranetin sijaan on avoin verkkosivusto Drupal 11 -sisällönhallintajärjestelmällä.
Sivuston rakentamisvaiheessa hyödynnettiin tiiviisti käyttäjäpalautteita ja edettiin iteratiivisesti ja ketterästi kohti lopullista versiota. Itse kehittämisprojekti eteni SCRUM:ia noudatellen kehityssprinteissä. Opiskelijan tietopankki toteutettiin suoraan Wunderin Silta-pilvialustalle.
On ollut kiinnostavaa havaita miten uusi ja toimiva järjestelmä innostaa sisällöntuottajia ideoimaan uusia sisällön esittämismahdollisuuksia. Julkaisimme ensin MVP-version, jota kehitetään edelleen sekä käyttäjien palautteen että sisällöntuottajien ideoiden pohjalta.
Uudistuksen myötä sivuston rakenne, sisällöntuottajan käyttökokemus, käytettävyys ja saavutettavuus ovat parantuneet merkittävästi. Nyt tieto löytyy myös internetin hakukoneilla.
Ratkaisun rakentamisessa Wunderin asiantuntijoita hyödynnettiin mm. seuraavilla osaamisalueilla:
- Palvelumuotoilu: rautalankamallit sekä työpajat
- UX/UI-suunnittelu
- Systeemiarkkitehtuuri
- Frontend ja backend -kehitys
- Sisällönhallintajärjestelmän (CMS, content management system) räätälöinti
- Hostauksen optimointi
- Hostaus Wunderin Sillassa
- Projektinhallinta, sisältäen ohjausryhmät Metropolian edustajien kanssa
On normaalia, että isoissa organisaatioissa tapahtuu muutoksia. Me Wunderilla haluamme tehdä parhaamme, että muuttuvissakin olosuhteissa kehitystyö jatkuu optimaalisella tavalla ja asiakkaan päämäärää kohti liikkuen.
Hankkeen aikana kohtasimme joitakin odottamattomia tilanteita, jotka liittyivät resursointiin, mutta Wunder suhtautui niihin erittäin ratkaisukeskeisesti ja mukautti työtään tukeakseen meitä. Tämä helpotti huomattavasti etenemistä haastavassa tilanteessa.
Tulokset
Uusi Opiskelijan tietopankki on nyt julkisessa verkossa ja palvelee aiempaa laajempaa kohderyhmää. Kolmasosa tietopankkiin tulevista löytää sen Googlen tai muun hakukoneen kautta. Hakukoneesta tullaan tyypillisesti sisältösivuille, mikä osoittaa että ohjeiden siirtäminen julkiseen verkkoon oli toimiva ratkaisu löydettävyyden parantamisessa.
Jo ensimmäisen käyttökuukauden aikana sivustolla oli 23 000 aktiivista käyttäjää. Tämä on erittäin hyvä luku suhteessa siihen että Metropoliassa on 18 000 tutkinto-opiskelijaa, jotka ovat sivuston pääkohderyhmä
Opiskelijoille sivusto toimii nyt helppokäyttöisenä Metropolian laajuisten ohjeiden keskitettynä tietokeskuksena. Opiskelijat löytävät Metropolian kaikille opiskelijoille tarkoitetut ilmoitukset, tapahtumat, palvelut ja ohjeet sekä suoran pääsyn oppimisjärjestelmiin, kuten Moodleen ja Oma-portaaliin.
Wunder on luonut tekoälyratkaisun hakukonenäkyvyyden kannalta tärkeään, mutta sisällöntuottajilta helposti unohtuvaan metatekstin luomiseen. Tämä säästää meiltä aikaa ja parantaa sisältöjen löydettävyyttä.
Opiskelijan tietopankin kehitystyö jatkuu sekä teknisesti että sisällöllisesti. Metropolian sisällöntuottajat ovat innostuneet helposta päivitettävyydestä ja aiempaa monipuolisemmista sisällöntuotannon mahdollisuuksista ja kehitysideoita riittää jonoksi asti.
Opiskelijan tietopankin rakentaminen on ollut metropolialaisille innostava projekti, joka on saanut paljon hyvää palautetta. Wunderin kanssa on hyvä jatkaa tietopankin kehittämistä edelleen.
Haluatko tietää, miten ratkaisumme voisivat sujuvoittaa organisaatiosi digitaalista toimintaa?
Lähetä viesti Kiti ja olemme pian yhteydessä!
