Pikavinkeillä paremmaksi videoviestijäksi – lue artikkeli tai katso video

Viestintä digitaalisesti mahdollistaa meille yhteydenpidon lähes mihin tahansa, koska tahansa ja keneen tahansa. Valitettavasti tämän vapauden hinta on viestin välittymiseen liittyvät haasteet. Näitä haasteita voi merkittävästi vähentää ja näin lisätä sekä viestinnän teknistä laatua että vastaanottajien kykyä ymmärtää mahdollisimman hyvin ja tarkasti. Digipreesenssisi rakentuu 100% siitä mitä vastaanottajat ruudullaan näkevät ja kuulokkeista/kaiuttimista kuulevat. Optimoimalla olosuhteet voit huomattavasti helpottaa non-verbaalisten viestiesi perille menemistä.

Kuvan kompositio

On toivottavaa, että videopuhelussa mukana olevat näkevät sinut mahdollisimman hyvin. Älä kuitenkaan ole kasvot kiinni kamerassa, sillä muiden on silloin merkittävästi vaikeampaa yrittää tulkita kehonkieltäsi ja toisaalta “kasvot kiinni kamerassa”  tuntua voi samalta, kuin jos menisit livetilanteessa 20 sentin päähän keskustelukumppanisi kasvoja. Toimiva rajaus on noin vyötärön kohdalta, eli valokuvaustermein puolikuva.

Huomioi pään yläpuolelle jäävä tila; se olisi hyvä olla enintään ⅕ kuvan korkeudesta. Jos päälakesi on kuva-alan puolessa välissä tai sen alapuolella syntyy illuusio, että olisit “putoamassa” pois kuvasta. Kokeile rohkeasti erilaisia etäisyyksiä tietokoneesi kameraan; se mikä näyttää sinusta parhaalta toimii varmasti myös muiden mielestä.

Isoimmassa kuvassa puhuja on liian lähellä kameraa, mutta pisteet hänelle handsfree-kuulokkeiden käytöstä. Pikkukuvista kahdessa on tasainen valo ja osallistuja näkyy lähes optimaalisesti. Kahdessa pikkukuvassa osallistuja on “liian alhaalla” ja alimmassa pikkukuvassa osallistujan pää “leikkaantuu” ja pään yläpuolella on häiritsevä valo. 

Ääni

Kuvan voit aina laittaa pimeäksi, jatkaa puhumista ja suurin osa pystyy vaivatta pysymää kärryillä. Mutta jätäppä ääni pois ja pyri viestimään pelkän kuvan välityksellä – eihän siitä tule juuri mitään (paitsi jos kaikki osaavat viittomakieltä tai jos sisältö on tekstitettyä). Ääni (ja sen laatu) on kaikista tärkein yksittäinen tekijä videoviestinnässä.

Helpoin tapa välttää:

• Taustamelu
• Kaiut
• Äänentason vaihtelut

… on niinkin yksinkertainen asia kuin handsfree-kuulokkeet tai kuulokkeet, joissa on myös mikki.

Hands-freen tai kuulokkeiden mikki osaa poimia ääntä kohdistetusta, tässä tapauksessa suustasi tulevaa ääntä. Kohdistettu mikki vähentää myös huomattavasti taustamelua ja kohinaa.

Kuulokkeiden ja mikin käyttö on myös seikka, jota muut avotyökonttoreissa/kotikonttoreissa työskentelevät arvostavat. Kuulokkeet+mikki -yhdistelmän vaikuttaa myös siten, että äänentaso (volyymi) pysyy tasaisempana , vaikka hieman liikkuisitkin tai kääntäisit kasvosi poispäin tietokoneen mikrofonista.

Varmista kuitenkin, ettei mikki osu esimerkiksi paidan kaulukseen tai kaula- tai korvakoruihin – ylimääräinen rapina/kilinä ei ole miellyttävää ja haittaa vastaanottajan keskittymistä.

Valaistus

Joskus varmaan kassajonossa olet miettinyt, että miksi ihmiset lehtien kansissa näyttävät täydellisiltä. Yksi syy on kuvankäsittely, mutta ihan jokaisen lehden kannessa oleva kuva on huolella ja harkiten valaistu. Harvalla meistä on studio-olosuhteita tai -valoja kotona, mutta muutamalla täsmätoimenpiteellä vaikutus lopputulokseen on huomattava vaikutus.

• Valon suunta: aseta tietokoneesi/kamerasi siten, että sinä olet kasvot kohti valolähdettä (valaisin/ikkuna). Pyri tilanteeseen, jossa valo tulee suoraan edestäsi, eikä esimerkiksi vieressäsi olevasta ikkunasta. Sivuvalo jättää toisen puolen kasvoistasi täysin pimeäksi, ja toinen puoli voi ylivalottua.
• Valon määrä: Voit käyttää lisävaloa ja se olisi hyvä sijoittaa koneen/kameran taakse, suuntaa valo kuitenkin poispäin itsestäsi, jotta valo ei häikäise sinua.

Yksi vaihtoehto on käyttää kattoa tai seinää valon heijastuspintana, eli kohdistaa valo seinään/kattoon ja näin lisätä valon määrää ilman häikäistymishaittaa.

Tausta

Kukaan ei tietenkään estä sinua sijoittamasta psykedeelisellä kuviolla varustettua verhoa taaksesi tai käske siivoamaan taustalla näkyvältä tiskipöydältä likaisia lautasia pois. Mikäli kuitenkin haluat, että yleisösi keskittyy sinuun ja viestiisi, niin kannattaa huomioi seuraavat seikat.

Mahdollisuuksien mukaan:

• Pidä tausta rauhallisena ja mitä neutraalimpi väritys, sen parempi.
• Taustallasi voi hyvin olla jokin katseenvangitsija (taulu, kello, kasvi jne), mutta varmista, ettei palmu kasva “päästäsi” tai ettei taulun henkilö tuijota suoraan kameraan jne.
• Yritä suunnata kamera siten, ettei suoraan kuva-alalla ole suoraan pääsi yläpuolella valaisinta. Sen lisäksi, että se on hieman hullunkurisen näköistä, suora ylävalo ei imartele ketään.

Ehdottomasti tehokkain tapa löytää paras valaistus ja tausta on yksinkertaisesti testaamalla. Säätämällä korkeutta, kulmaa ja konetta sivuttaissuunnassa löydät melko nopeasti parhaan (tai vähiten huonon) ratkaisun. Tiskitkin tulee “hoidettua” helpoiten kääntämällä konetta siten, ettei kamera näe niitä.

Tällä videolla Akira kertoo helposti toteutettavat vinkit toimivampaan videopuheluun. Video on ei ole HD-tasoinen, sillä yleensä videoneuvotteluissa kuvan resoluutio on hyvin alhainen. Tämä video onkin äänitetty videopalaverisovelluksella, jotta esimerkit olisivat mahdollisimman aitoja. 

DO’s

• Pikavilkaisu peiliin ennen palaverin alkua on hyvä käytäntö. Jos olisit lähdössä konttorille tai tapaamiseen, niin myös silloin todennäköisesti lähtiessäsi vilkaisit peiliin.
• Pidä kannettava koneesi /kamera tasaisella alustalla. Jos pidät konetta sylissäsi, niin pienikin liike näkyy kuvassa ja haittaa merkittävästi viestisi perille menemistä. Herkimmille voi jopa tulla huonovointisuutta, jos liike on tarpeeksi isoa ja pitkäkestoista.
• Varmista, että kaikilla on sama näkymä. Vaikka osallistujista osa olisi samassa tilassa keskenään, jokaisella on hyvä olla oma ruutu ja kamera. Näin osallistujat ovat yhdenvertaisia eikä kukaan “kutistu” vain ruudun äärilaidalle. Kutistuminen hankaloittaa merkittävästi ilmeiden tulkintaa ja non-verbaalisen viestinnän tulkitsemista.
• Varaa viereesi vesilasi. Erityisesti jos online-kokous kestää yli tunnin. Videopalaverit vaativat normaalia enemmän keskittymistä, ja huolehtimalla nesteytyksestä jaksat paremmin. Ja hyvä muutenkin ottaa hörppy välillä, jos oma puheenvuorosi on kovin pitkä.
• Mikäli videopalaverisi on toooooodella pitkäkestoinen, niin palaveriin osallistuvat saa pysymään hereillä toteuttamalla pienen positiivisen yllätyksen: lausu heille ennalta valitsemasi, aihetta käsittelevä runo, ota käsinukke, ja anna sen kommentoida omaa puheenvuoroasi tai jos tuntuu luontevalta niin haasta palaverissa olijat kevyeen taukojumppaan. Toteuta yllätykset kuitenkin kohdeyleisö ja edustamasi yrityksen arvot huomioiden (eli en missään nimessä suosittele, että itsetekemäsi käsinukke, Sukka-Seppo, lataa kirosanakavalkadin toimitusjohtajan puheenvuoron perään…)
• Mikäli osallistut videoneuvotteluun tilasta, jossa on eläväisiä lapsia tai vilkkaita lemmikkejä, niin on hyvän tavan mukaista ja jopa toivottavaa mainita tästä heti palaverin aluksi. Näin kukaan ei ihmettele, jos joudut hetkellisesti poistumaan yllättävän tilanteen sattuessa kohdalle.
• Erittäin tärkeää on jättää videokuva kokonaan pois, mikäli nettiyhteytesi on heikko. Ehdottomasti parempi vaihtoehto on hyvä ääniyhteys kuin huonolaatuisen videon ja pätkivän äänen yhdistelmä.
  Mikäli et itse ole äänessä, on suositeltavaa pitää oma mikkisi vaimennettuna (mute). Klikkaa mikki auki vasta kun haluat sanoa jotain.

DONT’S

• Älä syö videopalaverissa. Lounastapaamiset ravintolassa ovat toki erittäin luontevakin tapa edistää asioita, mutta digitaalisessa maailmassa tämä ei toimi. Hyvä muistisääntö: No online eating in online meeting.
• Yski tai niistä niin että kamera/ääni on päällä: voit käyttää kameran eteen tulevaa suojaa tai yksinkertaisesti laittaa hetkeksi kameran pois päältä, kohteliasta on myös niistämisen/yskimisen ajaksi laittaa mikkisi kiinni (mute)
• Älä hyvä ihminen ota videopalaveriasi mukaan saniteettitiloihin. Edes siten, että olet ilman kuvaa ja ääntä. Jos luonto kutsuu kesken pidemmän palaverin, niin muteta koneesi, sulje kamerasi ja jätä se odottamaan että palaat takaisin.

Pikavinkit:

• Tarkista etäisyytesi kameraan. Optimitilanteessa näyt kuvassa vyötäröstäsi ylöspäin ja siten, että pääsi yläpuolella on enintään ⅕ tyhjää kuva-alan korkeudesta.
• Käytä handsfreetä/kuulokkeet+mikkiä. Tämä vaikuttaa merkittävästi äänenlaatuun ja poistaa mm. kaiuin ja vähentää taustamelua.
• Pyri siihen, että kasvoillesi tulee mahdollisimman tasainen ja suora valo. Optimitilanteessa istut kasvot ikkunaan päin.
• Tarkista mitä taustalla näkyy: nopein pikasiivous tiskien taustalta “hävittämiseen” on kääntää kannettavaa ja kameraa siten, että tiskit rajautuvat pois.
• Palaa tämän artikkelin pariin kun palavereiltasi joudat.